关于做好2012级全日制普通本专科学生

档案管理工作的通知

各院系学生管理部门：

根据《关于实行我校本专科学生档案校院二级管理的通知》（徐医学2009[5]号）的文件精神，为切实做好2012级学生档案的整理工作，现将有关事项通知如下：

一、工作步骤及安排

1、档案收集工作。2012年9月12日前，各院系2012级辅导员老师到学工处就业办领取《徐州医学院学生登记表》及徐州医学院学生档案袋。9月19日前，各院系要收取学生高中学籍档案（含团建材料），省内学籍的档案从学生手中收取，部分省外学籍学生档案从教务处收取。如在收集中发现学生高中学籍档案缺失，各院系2012级辅导员老师应要求学生利用国庆节假期回毕业中学补办，并在10月12日前归档。

2、档案整理工作。高中材料收集后，各院系2012级辅导员老师要指导学生在档案袋封面指定地方写上院系、姓名、学号、专业。华方学院的学生暂不填院系。所有归档材料均需要学生用碳素墨水或签字笔填写，字迹要工整。各院系对照档案材料目录（见附件）,将现有材料按学号顺序归档。

3、档案完善工作。学生在校期间的评先评优等材料（见附件）应及时的补充进学生档案。学生档案由各院系2012级辅导员老师统一保管。学工处就业办将定期检查各院系学生档案管理工作。

4、档案上交工作。学生实习前，学生档案整理后统一交到学工处就业办，由学工处就业办完成毕业学生的档案转接工作。

二、 工作要求

1、各院系要从思想上充分重视档案工作的重要性。学生档案关系到学生的切身利益，所带年级的辅导员老师为档案专门负责老师，在整理过程中务必仔细认真，确保档案材料不出差错。

2、各院系2012级辅导员老师收集2012级学生高中档案后，应及时将档案收集情况反馈学工处就业办。学工处联系人：朱瑞贞，联系电话：83262077

附件：徐州医学院学生档案材料目录

                            学生工作处

二〇一二年九月十日

附件：

徐州医学院学生档案材料目录

1、高中学籍材料：如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表、高考成绩单等（各个地区有差异）；

2、徐州医学院学生登记表；

3、团建材料：入团申请书、入团志愿书；

4、奖励材料：各院系、学工处教育管理科、团委提供的学生在校学习期间获得的院系级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（如三好、优干、优毕、团的积极分子、优秀团干、院系学生活动等获奖登记表，登记表均需盖相关公章，一律用钢笔或碳素墨水填写）；

5、贷款材料：学工处教育管理科提供的国家助学贷款等还贷情况材料；

6、党建材料：包括入党申请书、预备党员考察表、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书、政审材料，思想汇报一般放入4份；

7、更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；

   8、违纪处理材料（解除处分的同学材料不放入）

   9、高等学校毕业生登记表

10、徐州医学院毕业生实习成绩册

11、徐州医学院体检表

12、高校毕业生就业通知书

13、其他材料：如学生在省级刊物上发表的论文、学生入伍材料、社会实践获奖材料等）。